Excel is geweldig en ik gebruik het dagelijks voor een snelle berekening, een eenmalig overzicht of een persoonlijke planning is het de perfecte tool.
Maar wat we bij veel organisaties zien gebeuren is dat die ene handige spreadsheet uit 2017 is uitgegroeid tot een netwerk van 14 bestanden, 23 tabbladen en 3 collega's die, als het meezit, nog enigszins begrijpen hoe het werkt. Het bestand heet inmiddels planning_def_v4_final_DEF_JAN-ECHT-DEZE(2).xlsx en je durft er eigenlijk niet meer aan te komen.
Als dat herkenbaar klinkt, sta je niet alleen! We zien het bij vrijwel elke organisatie waar we binnenkomen: zorgorganisaties, logistieke bedrijven, overheidsinstanties. Excel is nooit het probleem, maar het wordt een probleem als je er dingen mee gaat doen waar het eigenlijk niet voor bedoeld is.
Hoe herken je de signalen dat je uit de Excel sheet gegroeid bent?
1. Je hebt een "Excel-expert" en zonder die persoon staat alles stil
Er is altijd één persoon, de collega die als enige begrijpt hoe de macro's werken, waar de kleurtjes vandaan komen en wat ze betekenen, en waarom je absoluut niet in kolom F mag typen.
Als die persoon op vakantie is, ziek wordt of vertrekt, heb je een probleem. Niet een klein probleem maar een probleem waarbij processen stilvallen, rapportages niet op tijd komen en collega's vol ontzag naar het scherm staren omdat ze het niet begrijpen.
Wat je hier eigenlijk hebt, is bedrijfskritische kennis die in het hoofd van één persoon zit, vastgelegd in een tool die geen documentatie, versiebeheer of foutcontrole kent. We noemen dat ook wel een "single point of failure".
Vraag jezelf af: Als je Excel-expert morgen opstapt, hoeveel processen vallen dan stil?
2. Je kopieert dezelfde gegevens naar meerdere bestanden
Klantnamen die in drie verschillende sheets staan. Uren die handmatig worden overgetypt van het rooster naar de facturatie. Voorraadcijfers die elke maandagochtend vanuit het warehouse-overzicht worden gekopieerd naar het managementrapport.
Elke keer dat iemand data met de hand overneemt, is er een kans op fouten. Niet een theoretische kans; je weet zeker dat het vroeg of laat misgaat. Een rij of kolom verschuift, een verborgen kolom wordt gevuld met data of het cijfer wordt als tekst geplakt. Die fouten zijn moeilijk te vinden en makkelijk te missen, totdat iemand een beslissing neemt op basis van een getal dat niet klopt.
We spraken laatst iemand bij een organisatie waar een maandelijkse rapportage gemaakt wordt en het BI team elke week vier uur besteedde aan het handmatig overzetten van data naar de rapportages in Excel. Dat zijn zes volledige werkdagen alleen aan het kopiëren en plakken van data die al ergens digitaal bestond. En dat is waarschijnlijk nog maar het topje van de ijsberg.
Vraag jezelf af: Hoeveel uur besteedt jouw team per week aan het overzetten van gegevens die al ergens in een ander systeem staan?
3. Je durft het bestand niet te delen of iedereen zit er tegelijk in zonder versiebeheer
Dit is een klassieker. Of het bestand leeft op de laptop van één persoon en niemand anders heeft inzicht, of het staat op een gedeelde schijf en je krijgt elke week de melding "het bestand is vergrendeld door een andere gebruiker".
De tussenvorm, meerdere versies per e-mail rondsturen, is nog erger. Dan heb je na een week vier versies en weet niemand meer welke de juiste is. En de data slingert ongecontroleerd rond in mailboxen. We hebben het meegemaakt bij een zorginstelling waar twee afdelingen elk hun eigen versie van de cliënt-registratie bijhielden. Toen bleek dat er maanden lang verschillende cijfers werden gerapporteerd aan het zorgkantoor, was de schrik groot.
Excel is simpelweg niet gebouwd voor samenwerking. Zelfs de online varianten (Google Sheets, Excel Online) lossen het onderliggende probleem niet op: er is geen validatie, geen audit trail, geen rolverdeling. Iedereen kan overal alles aanpassen, en niemand ziet wie wat heeft veranderd.
Vraag jezelf af: Hoeveel versies van "hetzelfde" bestand bestaan er op dit moment in jouw organisatie?
4. Rapportages kosten dagen in plaats van minuten
Einde van het kwartaal. De directie wil een overzicht. Wat volgt is een ritueel dat elke keer opnieuw pijn doet: gegevens bij elkaar sprokkelen uit vijf verschillende bronnen, handmatig samenvoegen in een Excel-bestand, formatteren, controleren, corrigeren, opnieuw formatteren, en dan hopen dat het klopt.
Bij een zorgorganisatie hoorden we dat het team bedrijfsvoering twee volle werkdagen per maand kwijt was aan het samenstellen van de maandrapportage. Niet aan het analyseren van de cijfers maar alleen aan het verzamelen en opschonen. Tegen de tijd dat het rapport klaar was, waren de cijfers alweer anderhalve week oud.
Dit is misschien wel het duurste signaal op deze lijst. Niet alleen vanwege de uren die erin gaan zitten, maar vooral vanwege de vertraagde besluitvorming. Als je pas halverwege de maand weet hoe de vorige maand liep, stuur je per definitie op achterhaalde informatie.
Met de juiste software kan een rapportage die nu twee dagen kost, in twee minuten klaarstaan. Geen handwerk meer, nooit meer kopiëren en je hoort niet meer "even de formules checken". Je kijkt naar een dashboard dat realtime laat zien waar je staat.
Vraag jezelf af: Hoe oud zijn de cijfers waarop jouw directie beslissingen neemt?
5. Je nieuwe collega heeft weken nodig om "het systeem" te begrijpen
Een nieuwe medewerker begint. Enthousiast, leergierig, klaar om aan de slag te gaan. En dan begint de Excel-inwerkperiode.
"Dit bestand gebruik je voor de planning, maar niet het tabblad 'oud' - dat klopt niet meer volgens mij. De formules in kolom K werken alleen als je eerst het andere bestand opent. En als je iets aanpast, moet je daarna handmatig de samenvatting updaten in het andere bestand. Maar let op: niet de samenvatting op rij 45, die is voor een andere afdeling."
Misschien een beetje overdreven... Maar je herkent er sowieso wel iets van.
Goede software is zelf-documenterend. De workflow zit in de applicatie, niet in het hoofd van je collega. Een nieuwe medewerker logt in, ziet wat er moet gebeuren, en gaat aan de slag.
Vraag jezelf af: Hoeveel dagen/weken duurt het bij jullie voordat een nieuwe collega zelfstandig met jullie "systemen" kan werken?
Het is geen schande, het is een groeipijn
Als je jezelf in drie of meer van deze signalen herkent, betekent dat niet dat er iets mis is met je organisatie. Het betekent dat je organisatie is gegroeid en dat je tooling niet is meegegroeid. Dat is een compliment, en zeker geen verwijt.
De stap van Excel naar maatwerksoftware voelt groot, maar dat hoeft het niet te zijn. Je hoeft niet alles in één keer te vervangen. Vaak begint het met één proces; bijv. dat ene bestand waar iedereen omheen loopt. Vervolgens bouw je van daaruit verder aan wat echt bijdraagt aan de verbetering van processen.
Bij Leukeleu beginnen we altijd met een gesprek. Geen verkooppraatje, maar een processcan: we lopen samen door je werkprocessen, brengen in kaart waar de knelpunten zitten, en laten zien wat er mogelijk is. Soms is het antwoord maatwerksoftware. Soms is het een slimme integratie tussen systemen die je al hebt. En soms is het eerlijke advies dat Excel voor jouw situatie prima is.
Leukeleu bouwt veilige en duurzame software voor organisaties die zijn uitgegroeid uit spreadsheets en standaardoplossingen. We zijn gevestigd in Utrecht, ISO 27001-gecertificeerd, en werken al bijna 20 jaar met organisaties in de zorg, logistiek en het publieke domein.
Herkenbaar? Plan een gratis processcan. We drinken graag een kop koffie (of iets anders) met je, het liefst bij jou op kantoor, zodat we meteen kunnen zien waar het schuurt.
