Miljoenen hoogopgeleide onderzoekers van over de hele wereld zoeken een baan op AcademicTransfer en een vacatureplaatsing levert gemiddeld 20 gekwalificeerde kandidaten op. Samen met AcademicTransfer gingen we op pad om de matching te verbeteren en te versnellen en de user journey voor kandidaten nog gebruiksvriendelijker te maken met de inzet van AI.
Over AcademicTransfer
AcademicTransfer is hèt carrièreplatform voor werken in de wetenschap in Nederland. Voor elke onderzoeker - van starter tot senior - en in elke wetenschappelijke discipline. AcademicTransfer vervult al 20 jaar vacatures van universiteiten, universitair medische centra, onderzoeksinstituten, hogescholen, overheidsinstellingen en het bedrijfsleven.
De uitdaging
AcademicTransfer brengt 2 groepen bij elkaar: werkgevers (universiteiten, onderzoeksinstellingen, hogescholen en bedrijven) die gespecialiseerde onderzoeksposities aanbieden en kandidaten (onderzoekers en hooggekwalificeerde professionals) op zoek naar de volgende stap in hun carrière.
De uitdaging was het matchingproces nog effectiever te maken, immers hoe beter de match hoe blijer de kandidaat en de universiteit. Er was nog meer winst te halen bij het classificeren van vacatures en CV's, om zo de juiste persoon aan de juiste positie te koppelen. En daarnaast het voor de kandidaat eenvoudiger en gebruiksvriendelijker maken om je persoonlijke gegevens in te voeren en te beheren.
Maar hoe doe je dat in de context van de enorme variatie in vacatureteksten en CV's in stijl, structuur, duidelijkheid en lengte? Vacatures bevatten immers veel jargon en belangrijke eisen en vaardigheden kunnen diep ‘verstopt’ zitten.
We zagen kansen voor het inzetten van AI, maar hoe zorg je voor het beschermen van gevoelige persoonsgegevens in CV’s? En hoe voorkom je bias? Dat raakt aan de kern van een carrièreplatform: hier moet zeer zorgvuldig mee worden omgegaan.
De aanpak
Samen met de product owner, de AI-specialist en het management van AcademicTransfer zijn we gestart met een inventarisatie van mogelijke kansen voor AI voor het bestaande carrièreplatform.
Per item zijn in een verdiepende sessie de kansen, mogelijkheden en risico’s in kaart gebracht, geprioriteerd en opgenomen in de roadmap.
In een design-sessie zijn de gehele candidate journey en de data processing flow in beeld gebracht, en zijn duidelijke keuzes gemaakt over welke data wel of niet gedeeld wordt met de specifiek ingezette AI-tools.
Als extra stap in het proces hebben we samen een zorgvuldige selectie van AI-tooling uitgevoerd, met extra aandacht voor beveiliging van persoonsgegevens en het borgen van maatregelen voor gegevensverwerking.
Met een Agile werkwijze zijn we iteratief te werk gegaan en is een optimale samenwerking ontstaan tussen de AI-specialist en ons development team. Met elkaar konden we de AI-tooling ontwikkelen, verder optimaliseren, en integreren in het platform.
Zowel in de testfase als in productie is er specifieke aandacht voor de kosten die het gebruik van AI-tools met zich meebrengt, afhankelijk van het gehanteerde afrekenmodel. Als organisatie wil je immers grip houden op de gebruikskosten van de ingezette tooling.
De oplossing
Samen met de AI-specialist van AcademicTransfer zorgden we voor de ontwikkeling, optimalisatie en integratie van AI en Machine Learning in het platform om werkgevers en kandidaten nog beter te matchen, zodat het proces vele malen sneller en effectiever werkt:
- Voor werkgevers: een slimme analyse van vacatures en CV’s. De belangrijkste vaardigheden en vereisten worden automatisch herkend en gematcht met kandidaten. Dit bespaart tijd, maakt selectie eerlijker en laat talent niet te snel afvallen. Een kandidaat die één skill mist komt nu eerder in beeld, in plaats van te snel afgewezen te worden.
- Voor kandidaten: profielen worden automatisch gevuld op basis van het door de kandidaat geüploade CV. Vacatures worden transparant gematcht met hun ervaring en ambities. De kandidaat maakt op cruciale momenten de keuzes en behoudt daarmee de regie over zijn profiel en welke gegevens gebruikt worden.
- Privacy-by-design: in de inventarisatie van de gehele flow, bij de afweging van de verschillende AI-toepassingen, en het in kaart brengen van welke data door welke tooling wordt verwerkt is steeds het 'privacy by design' principe toegepast. Samen met AcademicTransfer zijn de juiste keuzes gemaakt om te voorkomen dat persoonsgegevens onnodig worden verwerkt door AI-tools waarvan onduidelijk is hoe zij met de gegevens omgaan. ‘Better safe than sorry’ in het tijdperk van onbeperkte AI-mogelijkheden dus.
“ We have Leukeleu B.V., which ensures the safety and protection of user data while making sure the entire process runs efficiently and smoothly. In the end, users benefit from a great UI/UX and a thoughtful candidate journey. ”
Hadi Mohammadi, AI-specialist bij AcademicTransfer
Highlights
- Slimme AI-matching
Vacature-classificatie, CV-extractie & deep matching voor beter, sneller en eerlijker (zonder bias) werven. Voorkomen van (onbewuste) menselijke vooringenomenheid. - Efficiënt & soepel proces
Door slimme integraties en een robuuste infrastructuur verloopt het gehele proces, van CV-upload met geautomatiseerde verrijking van het profiel, tot het matchen van kandidaten aan vacatures: naadloos en zonder frictie. - Veilig en AVG-compliant
Gegarandeerde bescherming van alle gebruikersdata en solide afspraken met leveranciers in de keten. Persoonlijke data wordt veilig verwerkt, met strikte controle op toegang en gebruik. - Doordachte UI/UX
Intuïtieve dashboards en een optimale candidate journey. - Voordelen voor alle partijen
Kandidaten vinden sneller hun plek, werkgevers krijgen snellere en betere matches en besparen tijd.
Belangrijkste functionaliteiten
- Classificatie van vacatures
Automatische indeling van wetenschappelijke disciplines naar hoofd- en subvelden, onderscheid tussen “must-have” en “nice-to-have” skills, en focus op de kern van de onderzoeksopdracht. Dit maakt vacatures beter vergelijkbaar en verhoogt de transparantie. - CV-extractie en verrijking
CV’s worden anoniem verwerkt, waarna skills, opleiding, publicaties en werkervaring automatisch worden herkend en gelabeld. Dit vermindert handmatig werk en voorkomt bias. - Profielaanvulling
Kandidaten krijgen suggesties voor ontbrekende onderdelen en carrièrepaden. Dit helpt hen om hun profiel aantrekkelijker en vollediger te maken. - Eenvoudige matching (concept extraction)
Snelle analyse op basis van overlap tussen vereiste en aanwezige skills en tags. Hiermee ontstaat sneller een shortlist.
Wat levert het op?
- Gegevens omgezet in inzicht
Het ruwe materiaal (vacatureteksten, CV’s) wordt vertaald naar duidelijke en bruikbare data. - Verbeterde dienstverlening
Gebruiksvriendelijkheid vergroot en betere matching - zowel voor werkgevers als kandidaten. - Continu verbeteren door KPI-monitoring
Match scores, snelheid van selectie, evaluatie van effectiviteit.
Het resultaat
Het nieuwe systeem stroomlijnt het wervingsproces en levert winst op voor iedereen:
- Voor werkgevers zien we dat de kwaliteit van de matching in bepaalde situaties met 70% verbeterd is. Daarnaast zijn profielen rijker gevuld en zien we dat het aantal profielen op het platform toeneemt. Kortom: sneller en betere kandidaten door snel en scherp inzicht in talent.
- Voor kandidaten geldt dat de tijd om een profiel in te voeren van gemiddeld 10 minuten naar onder de minuut is gegaan, 10x sneller dus. Zij ervaren minder frustratie in het invullen van hun profiel, zien meteen welke functies bij hen passen en krijgen handvatten om zich verder te ontwikkelen. Kortom: een blijere kandidaat.
- Voor AcademicTransfer betekent dit een sterk verbeterde dienstverlening waarmee zij de academische wereld en het bedrijfsleven laat profiteren van een eerlijker, sneller en transparanter proces dat de juiste mensen op de juiste plek brengt.
“ Samen met Leukeleu hebben we een belangrijke impuls aan het platform gegeven door AI toe te passen. Dit heeft het platform naar een 'next level' gebracht. De samenwerking voelde niet als leverancier-klant, maar als partners die samen bouwen aan groei ”
Jeroen Sparla - CEO van AcademicTransfer
Facts & figures
- AcademicTransfer werft in 196 landen
- 2.000.000 bezoekers per jaar
- gemiddeld 1,2 miljoen pageviews per maand
- 95% van de bezoekers heeft een WO+ opleidingsniveau
- 65% van de bezoekers is internationaal
- profielenbank met ruim 80.000 werkzoekenden
- naadloze integraties met externe diensten (Mimir, Euraxess, Teampeak Quest, GlobalCampus, Nalantis, Mistral AI, OpenAI etc.)
- ‘spin in het data-web’ met enkele tientallen importers en exporters
- ISO 27001 compliant sinds 2018
Maximale waarde met AI
Deze case laat zien hoe we samen met onze opdrachtgever op zoek zijn gegaan naar het benutten van AI-mogelijkheden en deze op een verantwoorde manier te integreren in de software.
Ben je ook benieuwd naar hoe je met AI de maximale waarde uit je applicatie kan halen, met behoud van regie op je data?
We maken graag kennis en sparren met je over wat je wil bereiken en hoe we dat samen met jou en je team kunnen realiseren.