Een landelijke organisatie in het publieke domein, verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van een kwetsbare doelgroep. Om goed te kunnen plannen gebruikt de organisatie een simulatietool dat de data modelleert en scenario's doorrekent.
Oude situatie
Die simulatietool was intern gebouwd en deed wat hij moest doen. Maar na jaren doorontwikkelen liep het systeem tegen zijn grenzen aan.
Het doorrekenen van één scenario kostte zo'n zes uur. Dat betekent in de praktijk: je start een berekening 's ochtends en hebt aan het eind van de dag één uitkomst. Wil je drie scenario's vergelijken? Dan ben je drie dagen verder. Snel inspelen op veranderende omstandigheden was daardoor vrijwel onmogelijk.
Daarnaast werd het ook moeilijker om de simulatie door te ontwikkelen. Niemand kon met zekerheid zeggen of de berekeningen nog klopten na een aanpassing. De tool was te complex geworden en er was geen manier om de resultaten systematisch te verifiëren.
Wat er nodig was
De organisatie had geen behoefte aan een compleet nieuw systeem. De kennis en logica zaten in het bestaande model, dat was over jaren opgebouwd door een interne specialist.
Wat er nodig was: dezelfde logica, maar dan snel, betrouwbaar en onderhoudbaar. En het moest veilig draaien binnen het eigen netwerk, zonder dat gevoelige data de deur uit gaat.
Het resultaat
- Van zes uur naar vijf minuten. Dezelfde berekening die voorheen een werkdag kostte, is nu klaar voordat je koffie koud is. Dat betekent dat de organisatie op één dag tientallen scenario's kan vergelijken in plaats van één. De planningscyclus die weken duurde, past nu in een middag.
- Aantoonbaar correcte uitkomsten. Tijdens de modernisering zijn afwijkingen in het oorspronkelijke model opgespoord en gecorrigeerd. Elke berekening is nu verifieerbaar. Het team kan met vertrouwen op de cijfers sturen en dat vertrouwen onderbouwen richting bestuur en stakeholders.
- Klaar voor de toekomst. Het model kan nu veilig worden aangepast en uitgebreid zonder dat er onbedoeld iets kapotgaat. Aanpassingen, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving, kunnen snel en gecontroleerd worden doorgevoerd.
- Veilig en zelfstandig. Alles draait binnen het eigen netwerk van de organisatie. Geen gevoelige data die naar externe servers gaat. En de applicatie is zo opgezet dat het team er zelfstandig mee kan werken, zonder afhankelijkheid van externe partijen.
Wat dit betekent
Deze organisatie neemt beslissingen die direct impact hebben op het leven van mensen. Hoeveel plekken zijn er nodig? Waar moeten die komen? Wat als het aantal plotseling verandert?
Dat soort beslissingen wil je niet nemen op basis van een berekening die je niet vertrouwt, of op basis van het enige scenario dat je tijd had om door te rekenen.
De organisatie kan nu snel, betrouwbaar en met vertrouwen simuleren, zodat het team zich kan richten op waar het werkelijk om gaat: de mensen die zij begeleiden.
Onze organisatie draait nog op Excel, hoe beginnen we met digitaliseren?
Begin met het in kaart brengen van je pijnpunten: welke processen kosten de meeste tijd, waar gaat het vaakst mis, en waar zit het grootste risico? Leukeleu start vaak met een analyse of workshop waarin we samen je werkprocessen doorlopen. Van daaruit bouwen we stap voor stap: eerst de kern, dan uitbreidingen. Je hoeft niet alles tegelijk te vervangen.
Wat is digitale transformatie precies?
Digitale transformatie is het vervangen van handmatige, papieren of Excel-gedreven werkprocessen door slimme software die die processen automatiseert, betrouwbaarder maakt en schaalbaar is. Het gaat niet alleen om technologie, maar ook om het slimmer inrichten van je organisatie. Bij Leukeleu vertalen we je bestaande business logica naar software die precies doet wat je nodig hebt.
Hoe lang duurt het om van Excel naar een maatwerkapplicatie te gaan?
Een eerste werkende versie kan vaak al in 8 tot 12 weken staan. We beginnen met de kernfunctionaliteit die de meeste waarde oplevert, en bouwen van daaruit verder. Zo draai je snel op een betrouwbaardere basis zonder dat je maanden moet wachten.
Wat zijn de risico's van blijven werken met Excel voor bedrijfskritische processen?
Excel is geweldig voor ad-hoc analyses, maar niet ontworpen voor bedrijfskritische processen. Risico's zijn: fouten door handmatige invoer, geen audit trail, beperkte beveiliging, afhankelijkheid van één persoon die het bestand begrijpt, schaalproblemen bij groei, en het ontbreken van goede back-ups en versiebeheer. Eén verkeerde formule of een per ongeluk verwijderde rij kan serieuze consequenties hebben.
Kunnen jullie onze bestaande werkprocessen eerst analyseren voordat we gaan bouwen?
Ja, dat is zelfs hoe we het liefst beginnen. We starten met een analyse of workshop waarin we je huidige processen in kaart brengen, knelpunten identificeren en bepalen waar digitalisering de meeste waarde oplevert. Zo voorkom je dat je software bouwt die niet aansluit op de werkelijkheid.
Hoe zorgen jullie ervoor dat medewerkers de nieuwe software gaan gebruiken?
Door hen er vroeg bij te betrekken. We laten in elke sprint werkende software zien, vragen feedback, en bouwen de applicatie rond de werkwijze van de gebruikers, niet andersom. Software die aansluit op hoe mensen daadwerkelijk werken, wordt ook daadwerkelijk gebruikt.